8 de mayo de 2026
Contabilidad automatizada
Cómo Ballista convierte compras, lotes, recibos, pagos y cierre mensual en control contable con menos captura manual.
La contabilidad automatizada de Ballista parte de una idea sencilla: si el sistema ya conoce el evento operativo, no debería pedirle a la persona usuaria que escriba otra vez el mismo hecho como asiento manual.
En una operación real, comprar materia prima crea inventario, puede generar IVA crédito fiscal y deja una obligación pendiente o una salida de banco/caja. Ballista toma esa información desde el lote y la convierte en asiento cuando hay respaldo suficiente.
Qué se Automatiza
| Evento operativo | Automatización |
|---|---|
| Se crea un lote de materia prima como compra | Se registra el inventario y se prepara el asiento contable. |
| La compra tiene recibo manual | Se postea asiento de compra con respaldo manual. |
| La compra tiene factura electrónica recibida/verificada | Se postea asiento de compra con respaldo fiscal. |
| La compra queda pendiente de recibo | Se guarda el lote, pero no se formaliza el asiento hasta tener respaldo. |
| El pago está pendiente | La contrapartida es cuentas por pagar proveedores. |
| El pago ya se hizo | La contrapartida es banco/caja. |
| Hay IVA crédito fiscal | Se agrega línea separada de IVA crédito. |
| Se revisa el mes | El cierre mensual muestra compras con respaldo, pendientes y recomendaciones. |
Reglas de Asientos Contables
Las reglas de asientos contables conectan un evento operativo con el asiento que Ballista debe preparar. La persona usuaria no necesita adivinar si un evento viene de facturación, pagos, inventario o bancos: el catálogo abre un modal con una muestra del formulario asociado.
En Catálogos > Reglas de asientos contables:
| Campo o acción | Cómo usarlo |
|---|---|
| Evento | Selecciona el hecho operativo: venta facturada aceptada, pago recibido, devolución, gasto, compra de inventario o movimiento bancario. |
| Revisar | Abre un modal con el formulario asociado en modo vista previa, la ruta y la acción que dispara ese evento. Úsalo antes de guardar para confirmar que la regla pertenece al flujo correcto. |
| Dónde se usa | En la tabla ya no muestra texto largo; abre el mismo modal de formulario para revisar la asociación sin saturar la lista. |
| Cuenta debe / cuenta haber / cuenta IVA | Define las cuentas que Ballista propone cuando se crea el asiento. |
| Estado | Indica si la regla está activa para automatizaciones nuevas. |
Si un evento parece ambiguo, presiona Revisar. El modal muestra, por ejemplo, el formulario de gastos de /accounting?tab=expenses para Gasto o inversión, o el formulario de lotes para Compra de inventario.
Gastos e Inversiones
Cuando se registra un gasto desde Contabilidad, la opción principal ahora se lee como Crear asiento contable. El texto corto indica la decisión que se está tomando; debajo aparece la regla aplicada y el total estimado.
Use esa casilla cuando el gasto debe quedar en contabilidad desde el registro. Si solo está capturando evidencia o el gasto requiere revisión, deje la casilla apagada o ajuste la regla antes de guardar.
Compra de Materia Prima
Cuando se agrega un lote, Ballista puede tratarlo como compra. En tenants con contabilidad habilitada, esa opción aparece por defecto para reducir pasos.
El asiento automático sigue esta estructura:
| Línea | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| Inventario de materia prima | Monto base | |
| IVA crédito fiscal, si aplica | IVA | |
| Proveedor / cuentas por pagar | Monto base + IVA |
Si la compra ya fue pagada, la última línea cambia a banco/caja:
| Línea | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| Inventario de materia prima | Monto base | |
| IVA crédito fiscal, si aplica | IVA | |
| Banco/Caja | Monto base + IVA |
Por Qué No Siempre Postea
Automatizar no significa inventar evidencia. Si una compra queda pendiente de recibo, Ballista conserva el dato operativo del lote, pero no crea un asiento contable posted.
Eso ayuda a evitar un cierre débil: el inventario existe para producción, pero contabilidad todavía puede ver que falta formalizar el soporte.
Cierre Mensual
El cierre mensual junta señales que normalmente se revisan en hojas separadas:
- ventas cerradas;
- pedidos pendientes de formalización;
- compras de lotes del periodo;
- compras con recibo o factura recibida;
- compras pendientes de respaldo;
- documentos electrónicos recibidos;
- pagos confirmados y pagos pendientes;
- acciones recomendadas para cerrar el mes.
La meta no es reemplazar el criterio contable. La meta es que la revisión empiece desde evidencia ordenada y no desde una búsqueda manual.
Paquetes de Servicio
Esta capacidad depende del paquete de contabilidad.
Si el tenant no tiene contabilidad habilitada, Ballista oculta los controles contables y no genera asientos desde inventario. El flujo operativo de lotes sigue funcionando, pero sin capa contable automatizada.
Esto permite vender paquetes de servicio con claridad:
| Paquete | Experiencia |
|---|---|
| Operación | Lotes, inventario, pedidos y tareas. |
| Facturación | Pedido a comprobante electrónico y documentos recibidos. |
| Contabilidad | Compras, asientos automáticos, cierre mensual y reportes contables. |
Qué Aún Puede Requerir Revisión Humana
Hay casos donde Ballista debe ayudar, no decidir sola:
- recibos pendientes;
- facturas recibidas que no calzan con proveedor o periodo;
- compras que deben ir a gasto en vez de inventario;
- pagos que requieren conciliación bancaria;
- correcciones o reversos por error operativo;
- diferencias entre documento fiscal y lo recibido físicamente.
En esos casos, la automatización deja evidencia y recomendaciones, pero evita esconder el problema con un asiento automático inseguro.
Resumen
Ballista automatiza lo repetible: una compra de materia prima con respaldo genera su asiento. Lo incierto queda visible para revisión: compras sin recibo, pagos pendientes o diferencias que requieren criterio. Así la contabilidad deja de ser una segunda captura manual y se vuelve una consecuencia trazable de la operación.